Festivale 35mm, 16mm, Digital ve video formatindaki tüm yapimlar katilabilirler. Festivale katilacak olan filmler, DVD ve PAL Sistem ile kaydedilmis olmalidir. Festivale katilacak olan yapimlarin festival katalogu ve diger kitle iletisim araçlarinda kullanilmak üzere; Filmin DVD formatinda PAL olarak kaydedilmis kopyasi Filme ait set fotografi (en az iki adet) Yönetmenin fotografi, kisa bir özgeçmisi ve filmografisi (Türkçe ve Ingilizce) Filmin kisa bir özeti (Sinopsis) Yönetmenin biografisi Yukarida yazili materyalleri göndermeleri gerekmektedir Gösterim programina seçilen tüm yapimlarin yönetmenlerine katilim belgesi verilecektir. Festival teknik olarak yeterli görmedigi yapimlari gösterimden çekme hakkini sakli tutar. Ulusal ve Uluslararasi Yarisma Katilim Kosullari: Uluslararasi Izmir Kisa Film Festivali ulusal ve uluslararasi alanlarda kisa film yarismasi yapacaktir. Yarismacilar basvurularini www.izmirkisafilm.org adresinden yapmak zorundadirlar. Diger basvurular dikkate alinmayacaktir. Katilimci hangi yarismaya ( ulusal ve uluslararasi alanlarda ) katildigini belirtmek zorundadir.

Ayni eserle iki yarismaya basvurmak mümkün degildir. Ancak Ulusal yarisma jürisi uygun gördügü eseri Uluslararasi yarisma jürisine önerebilir.Bu durumda eser sahibi durumdan haberdar edilir. Ulusal ve Uluslararasi yarisma'da Kurmaca, Deneysel, Belgesel ve Animasyon dallarinda birinci seçecektir. Jüri bunlarin disinda övgüye deger buldugu eseri ödüllendirebilir. Ulusal yarismaya katilabilmek için Yapimcilardan en az birinin ya da yönetmeninin T.C vatandasi olmasi gerekmektedir. Yarismaya süresi 20 dakikayi asmayan yapimlar katilabilir. Sadece belgesel dalinda 30 dakikaya kadar olan eserler yarismaya katilabilir.

Yarismaya, 2008-2009 tarihli yapimlar katilabilir. Daha önce ulusal ya da uluslararasi yarismalara katilmis ya da bu yarismalardan ödül almis olmak katilmaya engel degildir. Yarismaya katilmak için son basvuru tarihi 9 Ekim 2009 dir. Yarismacilar birden fazla eserle yarismaya katilabilirler. Yarismada gösterilecek olan filmler, ve yarismaya kalan finalistler ön elemeden sonra 19 Ekim 2009 tarihinde www.izmirkisafilm.org adresinden ilan edilecektir. Ön eleme kurulu, Festival yönetimi içinden ya da disindan seçilecek sanatçi,akademisyen ve profesyonellerden olusur. Jüri daha sonra ilan edilecektir.

Özel Kosullar: Festival yönetimi istek dogmasi halinde festivalde gösterilen filmlerin DVD kopyalarini, Ulusal ve Uluslararasi festivallerin yarisma disi bölümlerinde, Arastirmacilarin kullanimi için, Talepte bulunan ve uygun görülen kültürel etkinliklerde kullanilmasina izin verilebilir. Bu durumda festival ofisi katilim formunda imzasi bulunan hak sahibini imkanlar dahilinde haberdar eder. Festival Yönetiminin belirleyecegi filmler festival için özel olarak hazirlanmis program içerisinde bir kere gösterilmek üzere ve fesivalin işbirliği yaptığı internet üzerinden yayın yapan web sitelerinde yayinina izin verilebilir. Basvuruda bulunan filmler 09 Ekim 2009 tarihinden sonra geri çekilemez. Filmler izleyicilere, Festival Yönetiminin uygun görecegi salonlarda ve programa göre sunulur. Gösterimler sirasinda festival yönetimine ya da salon görevlisine degisiklik önerilemez.